Digitalisaatio on alkanut jo 1980-luvulla, eli yritykset ovat eläneet digin kanssa jo vuosikymmeniä. Luulisi siis että homma on jo hyvin hallussa. Näin ei kuitenkaan aina ole, eikä yrityksen toiminnan digitalisoiminen ole ihan niin yksinkertaista. Miten digitalisointi sitten käytännössä tehdään? Kysyimme asiaa Stockmannin Omnicommerce-kehitysjohtajalta Antti Tanakalta. Tanaka on työskennellyt digitalisaation parissa vuosikymmeniä, ennen Stockmannia esimerkiksi johtotehtävissä Verkkokauppa.com:illa.
Piirrä toiminta auki!
Ensimmäinen askel mille tahansa yritykselle on piirtäminen. Piirretään alkuun karkealla tasolla tärkeimmät kohdat liiketoiminnnasta, lähtien mielellään ihan alusta. Jopa niin alusta, kun joku valmistaja tai yhteistyökumppani ottaa yhteyttä. Vaikkei homma tästä etenisikään, niin yhteydenotosta jää joka tapauksessa yhteystietoja talteen, joita voidaan tarvita jos tapahtuu vaikka henkilöstönvaihdos. Sitten kun kaikki prosessit on piirretty ja digitalisoitu, nimenomaan läpileikkauksena koko prosessista, ei jokainen järjestelmä erillään, pystytään kaikkea mittaamaan. Jos tiedot jää eri siiloihin, kuten esimerkiksi tilausjärjestelmään ja logistiikkajärjestelmään, ei niitä pystytä mittaamaan kokonaisuutena.
Monesti kannattaa ajatella liiketoimintaprosessia janana, jolla edetään alusta loppuun piirtäen se auki. Matkan varrella täytyy hieman mennä edestakaisin, esimerkiksi jos vaiheessa yksi on saatu kerättyä data ajasta ja paikasta. Seuraavassa kakkosvaiheessa voidaan sitten miettiä, onko ajan ja paikan tietämisestä hyötyä tässä vaiheessa. Ja toisinpäin - tuleeko kakkosvaiheessa joku tarve, mitä ei saatu mitattua ensimmäisessä vaiheessa? Pitäisikö esimerkiksi jo ensimmäisessä vaiheessa saada tietoon kuka prosessin toisena osapuolena on? Joskus käy myös niin, että piirrettäessä löytyy jokin tietty kaava, jolla asia on järkevää tehdä. Tällöin saatetaan päästä jopa automatisoimaan prosesseja. Teollisuusyritykselle, B2B liiketoimintaa harjoittavalle tai meille Stockmannilla kuluttajapuolella tilanne on kaikilla sama - palvelun luovutuksen jälkeenkään prosessi ei lopu. Voi tulla reklamaatioita, palautuksia, mitä vaan.
Miksi kokonaiskuvan hallinta on niin tärkeää?
Prosessin kokonaisvaltainen hahmottaminen tuo esiin ne vaiheet joissa “mitään ei tapahdu”. Ennen kuin kokonaiskuva on hallussa, ei nähdä esimerkiksi sitä että prosessien välissä tuote tai ihminen seisoo paikallaan. Hyvä esimerkki tästä on teollisuus, jossa perinteisesti on mitattu sitä, miten kauan tuotteen valmistusprosessissa kestää. Ollaan saatettu tehostaa prosessia - aiemmin 3 minuuttia vienyt vaihe vie enää 2,5 minuuttia. Jos tässä valmistettu osa valmistuksen jälkeen odottaa kolme päivää, niin eihän siitä puolesta minuutista ole mitään hyötyä, vaikka se prosentuaalisesti iso parannus onkin! Sama tilanne on ihan missä tahansa toiminnan vaiheessa - paikallaan oleminen sitoo rahaa, ja sitähän ei yrityksissä haluta.
Huomaa yksityiskohdat ja selvitä omistajuus.
Kokonaiskuvan hahmottamisen lisäksi yksityiskohdat voivat olla tärkeitä. Monesti kun liiketoiminnan prosessia aletaan piirtämään, huomataan heti tilanteita joissa toimintaa voidaan yksinkertaistaa. Helposti kun prosessiin paneudutaan huolella herää kysymyksiä et hei, miksi ihmeessä me näin tehdään! Ehdottomasti yksi tärkeimmistä osuuksista piirtämisessä on kunkin prosessin omistajuuden selvittäminen. Jotta kehittyminen on mahdollista, täytyy olla selvää, kenen vastuulla mikäkin osuus yrityksen toiminnasta on. Prosessin omistajan tulee nähdä asiakkaansa - sen joka on ennen hänen prosessiaan ja sen joka tulee hänen prosessinsa jälkeen. Molempien tarpeita ymmärtämällä prosessia voidaan tehostaa fiksusti.
Tietysti tapoja tehdä on monia, mutta vasta kun oma liiketoimintaprosessi on selvä voidaan sen päälle alkaa mappaamaan asiakkaan prosessia. Monesti tiedot asiakkaan prosessista täytyy kerätä täysin vastakkaisessa järjestyksessä kun yrityksen omasta prosessista. Ainakin retail-alalla ensimmäinen asiakkaasta yritykselle jäävä data on kuitti, mutta yrityksiä kiinnostaa se, mitä on tapahtunut ennen kuitin tulostumista eli ostoa.
Kun yrityksen liiketoiminta on saatu digitalisoitua, voidaan kertyvää dataa ruveta todenteolla hyödyntämään. Miten se onnistuu? Lue Tanakan vastaukset datan hyödyntämiseen seuraavasta 16.1.2020 ilmestyvästä Digitalisaation ytimessä blogista!
