Kaikki tietävät sen tunteen, kun alennusmyynneissä tuli hullaannuttua ja ostettua farkut, jotka jäivät kaapin pohjalle vuosiksi. Kyllä muuten harmittaa, ja melkein hävettääkin. Aikatavalla isompi on kuitenkin heräteostosten aiheuttama harmi yritysmaailmassa, kun oston tekemiseen on käytetty resursseja farkkuja reilusti enemmän niin rahallisesti kuin ajallisestikin.

Olen kaupannut IT-palveluita reilun vuosikymmenen ja vastaan on tullut niin iloisia kuin tuskallisiakin hetkiä, enemmän onneksi iloisia. Mistä sitä tuskaa sitten on tullut? Tuska on voinut kohdistua neuvotteluprosessiin, sopimusehtoihin ja itse lopputulokseen. Matkan varrella yksittäisen palvelun arvo on vaihdellut joistakin tuhansista euroista yli miljoonaan euroon. On sanottu, että mikään työ ei ole niin vähäpätöinen, että se kannattaa tehdä huonosti. Oli sopimuksen arvo sitten 10K€ tai 100K€ niin ammattimaisuus on ensimmäinen vaatimus. Vai ammattimaisella tekemisellä saadaan aikaan onnistunut lopputulos ja saadaan vältettyä molempien osapuolten tuskaa prosessin aikana. Miten sitten voit varmistua, ettei IT-palveluiden kohdalla tule tehtyä hutiostosta?

Miten sitten voit varmistua, ettei IT-palveluiden kohdalla tule tehtyä hutiostosta?

Muutama tärkein asia mitä itse olen oppinut vuosien varrella:

1. Ymmärrä mitä olet ostamassa

2. Osta mielummin pala kerrallaan kuin iso kokonaisuus

3. Tee yksiselitteinen sopimus 

4. Pyri reiluun sopimukseen

5. Karsi riskit  

Toisin sanoen:

1. Liiketoiminnan pitää tietää tarkasti mikä on tarve ja täyttääkö ostettava ratkaisu tarpeenne. Loistava tapa varmistaa tämä on esiselvitys, jossa asiantuntijaorganisaatio määrittelee juuri teidän tarpeet ja niihin parhaat ratkaisut. Ulkopuolisen tekemään selvitystä kannattaa harkita etenkin silloin, jos yrityksen oma ydinosaaminen ei ole teknistä. Tällöin voi olla hankala edes nähdä, millaista ratkaisua oma haaste edes tarvitsee. 

2. Osta vain nykyinen tarpeenne - tulevat tarpeet pystyt ostamaan myöhemminkin. Myyjänkin kiinnostus ja innostus varmasti säilyvät tulevaisuuteen. Maltti on siis valttia.

3. Selkeä ja täsmällinen sopimus säästää molempia osapuolia päänsäryltä. Epäselvät lausumat kannattaa kirjoittaa selkeään muotoon, ettei mahdollisissa ongelmatilanteessa ajauduta tuskallisiin keskusteluihin. 

4. Tulevaa yhteistyötä ajatellen allekirjoitusten jälkeinen WIN-WIN olotila on parempi kuin, että toisen osapuoli tuntee (voimakasta) tyytymättömyyttä. Kun molemmilla on hyvä fiilis tekemisestä se näkyy läpi prosessin. Tinkimisen himoissa kannattaa myös muistaa, ettei etenkään köyhällä ole varaa ostaa halpaa. Kerralla kunnolla hoidettu projekti tulee aina lopulta halvemmaksi kun nopeasti hutaisten tehdyn projektin jälkien siivoaminen.

5. Kun olet päätynyt tai päätymässä ratkaisuun varmista vielä kerran, että riskit on pohdittu ja kartoitettu riittävän hyvin. Voi olla hyvä idea kysyä tulevalta IT-kumppanilta, miten he näkevät projektin riskit. Rehellinen ja asiansaosaava ammattilainen osaa nähdä myös tämän puolen toteutuksistaan.

Vaikka nykyisessä SAAS palveluiden ja pilvipalveluihin rakentuvien projektien maailamssa ostosten tekeminen on helpompaa ja riskittömämpää kuin täysin räätälöityjen toteutusten aikakaudella, kannattaa huolellisuus silti aina muistaa. Näillä ohjeilla ei vielä tohtorin väitöskirjaa kirjoiteta, mutta toivottavasti pystyt näillä ohjeilla pari karikkoa ja tuskan hetkeä välttämään. Hyviä ostoksia!